Les erreurs à éviter quand on assiste à une réunion

Couper la parole, s'exprimer après tout le monde, lire ses mails quand les autres parlent... Mais, ça, c'était avant ! Si vous venez d'arriver dans une nouvelle entreprise, vous ne connaissez pas encore l'ambiance générale ni les usages valables en réunion. Pour ne pas commettre d'impair au travail, Nadine Sciacca, coach, médiatrice en entreprise et conférencière* fait le point sur les erreurs à éviter d'office.

Jouer un rôle passif

Mieux vaut éviter d'assister à une réunion sans savoir ce que l’on attend de vous. Pour cela, demandez en premier lieu pourquoi vous avez été invitée et préparez idées, projets, propositions... L'objectif : que les autres vous identifient immédiatement comme une valeur ajoutée ! «Il ne serait pas forcément bien vu de ne rien dire alors que vous être présent, comme un spectateur passif. Cela peut aussi signifier que vous n'avez rien à faire là», précise la spécialiste. Si vous avez l'impression d'être atteinte de «réunionite», entre en ligne de compte la figure du «manager empêché», «ce manager qui passe la journée en réunion, sans avoir le temps de faire son travail, à savoir manager, précise la coach. Pour éviter de vous trouver enfermé passivement là encore dans cette situation, je conseille de faire un bilan au bout de plusieurs semaines et de faire le tri entre le type de réunions pertinentes, et les autres.»

Couper la parole

«La seule personne autorisée à couper la parole est celle qui organise la réunion, dans l'objectif de faire respecter le temps de parole de chacun», stipule la coach. Pour les autres, c'est un non catégorique. «C'est une agression pour la personne interrompue». Autre travers souvent observé : les intervenants qui continuent de parler en parallèle du big boss. Ou d'un autre collègue. Cacophonie garantie -et message envoyé : no respect ! À l'heure de l'interruption permanente, il est urgent, quitte à ravaler ses paroles avant qu'elles ne franchissent la frontière des lèvres, de montrer que l'on sait aussi écouter...

Regarder dans le vide/son téléphone ou lire ses emails

«Tout ce qui indique de près ou de loin : "Je m'ennuie" est à prohiber. Voir quelqu'un consulter son ordinateur ou envoyer un texto peut être blessant pour l'organisateur de la réunion parce qu'un message négatif est envoyé : "J’ai mieux à faire que de vous écouter"», affirme Nadine Sciacca. Au contraire, essayez au maximum d'établir un contact visuel avec la personne qui parle, hochez la tête pour la soutenir ou souriez à une de ses blagues, «pour vous en faire une alliée». Si vous prenez la parole, regardez bien tous les interlocuteurs un par un pour signifier que vous parlez à tout le monde.

Prendre la parole au mauvais moment

Exprimez-vous plutôt en début de réunion. Une règle d'or. Vous aurez plus d'impact que ceux qui parlent à la fin : «Durant les trente dernières minutes, l'ambiance est plutôt froide ou délétère, l'heure tourne et tout le monde se bouscule pour parler avant de partir». Cette règle s'observe surtout si vous avez un avis divergent des autres collaborateurs. La coach évoque ainsi l'expérience de Asch. Dans les années 1950, ce psychologue a réuni un groupe d'étudiants. Chacun devait désigner la bonne longueur d'une ligne par rapport aux modèles de présentation. Complices, tous donnèrent une mauvaise réponse. L'avant-dernier sujet, qui venait donc d'entendre les (mauvaises) réponses des autres... a fini par répondre comme eux. 32 % des sujets ont ainsi fini, selon cette l'étude, par se conformer aux mauvaises réponses des complices. Plus vous parlez tôt, plus la tendance collective sera d'être d'accord avec vous.

Aller à l'affrontement

Les salles de réunion ne sont pas des rings de boxe. «Faire perdre la face à un interlocuteur pourrait être très couteux par la suite. Choisissez plutôt de lui poser des questions ou de faire des objections sans le dénigrer», conseille la spécialiste. Dans ces moments-là, «l'écoute active» peut être salvatrice. Pour montrer que vous avez bien compris ses dires, répétez-les en les reformulant et exprimer ensuite votre point de vue. Un bon moyen d'éviter aussi les malentendus.

Répondre quand on ne sait pas

Si, en pleine réunion, on vous pose une colle, dîtes simplement «Je ne sais pas, je reviens vers vous rapidement» plutôt que d'inventer une réponse pour ne pas être prise en défaut. «C'est souvent moins couteux et aura moins d’impact sur votre crédibilité», conclut Nadie Sciacca. A l'inverse, devant votre boss, montrez-vous toujours comme une personne ressource, même quand sa requête vous semble impossible. Ne commencez surtout pas à lister tous les obstacles qui vous sautent aux yeux, dîtes plutôt : «Je m'en occupe» et cherchez une solution en équipe, plus tard, quitte à proposer des plans B.

Source: madame.lefigaro.fr