6 choses à savoir impérativement pour gérer ses invités

Pour bien gérer les invités le jour J, à quoi doit-on penser au moment de l’organisation et de la mise en place du rétro planning ? Pourquoi penser à ces choses ? S’il va y avoir du monde à cette réception, et pour éviter toute pagaille, Blandine, Wedding Planner chez Ailes et Zen Événements et véritable reine de l’organisation bien ficelée, vous donnes ses astuces pour une gestion aux petits oignons de vos invités le grand J.

Prévoir les différents horaires du mariage

Pour que tout se passe bien le jour de votre mariage et que vos invités soient comblés, il faut prévoir des délais justes, ni trop longs pour éviter l’ennui, ni trop courts pour éviter le stress général. Lors de l’élaboration du rétro-planning du mariage, fixez l’heure à laquelle vous voulez manger, combien de temps vous souhaitez que le vin d’honneur dure (la moyenne est de 2 heures), les temps de trajet pour aller à l’église, à la mairie et sur le lieu de la noce. Ainsi, vous pourrez déterminer les horaires de votre mariage.

Prévoyez des temps assez larges car il est long de faire bouger 100 personnes (45 minutes quand 30 minutes sont nécessaires habituellement), par contre, ne créez pas de temps d’attente trop long sans les prévenir. En effet, si vous savez que vous avez un “trou” dans votre planning, car vous n’avez pas eu le choix sur les horaires de la mairie par exemple, mettez bien les horaires dans votre faire-part de mariage afin que vos invités soient au courant et qu’ils prennent leurs dispositions.

Les horaires à fixer en premier sont les heures de mariage à la mairie et au lieu de culte. De là, vous pouvez vous adapter et prévoir une animation l’après-midi, un vin d’honneur plus long, un goûter entre la fin de cérémonie à la mairie et le vin d’honneur avec des petits jeux pour les enfants notamment…

Faire une liste bien précise des invités

Chaque mariage est personnel et la liste des invités aussi. On rencontre principalement 3 cas :

- Les mariages avec beaucoup d’invités, qui permettent de réunir toute la famille et les amis.

- Les mariages avec principalement les amis et la famille proche.

- Les mariages avec les témoins et…c’est tout !

Dans tous les cas, soyez clairs dès le début sur le style de mariage que vous souhaitez (plutôt réunion de famille ou intimiste) et du coup le nombre d’invités désirés, le degré de liens familiaux et amicaux jusqu’auquel vous irez. À partir de là, vous pouvez commencer à élaborer la liste des invités.

Ne pas envoyer les faire-part trop tard

L’idéal est d’envoyer vos faire-parts entre 2 et 4 mois avant le mariage en indiquant bien la date limite de réponse. Si en plus, vous envoyez un Save the date 6 mois avant, c’est encore mieux.

Faites-vous une liste des invités sur le logiciel que vous souhaitez avec les réponses dès réception. Quand la date limite est passée, contactez les personnes qui ne vous ont pas répondu.

Dans tous les cas, ayez conscience qu’il y aura toujours des modifications de dernières minutes. Malheureusement, vos invités n’ont pas toujours conscience des répercussions financières et organisationnelles que cela peut avoir sur vous. Lire plus sur mariage.com